Model SaaS (Software as a Service), dzięki swojej atrakcyjności i licznym korzyściom ze stosowania zarówno dla dostawców jak i użytkowników, to aktualnie prawdopodobnie najbardziej popularny sposób oferowania oprogramowania. Polega on na dostarczaniu oprogramowania poprzez Internet jako usługi, w przeciwieństwie do tradycyjnego modelu, w którym oprogramowanie jest instalowane na komputerze użytkownika i zostaje mu udzielona licencja na korzystanie z tego oprogramowania. Użytkownicy najczęściej otrzymują dostęp do oprogramowania w formie subskrypcji, rozliczanej na podstawie miesięcznych lub rocznych opłat, dzięki czemu mogę uniknąć ponoszenia jednorazowo dużych wydatków, a przedsiębiorcy mają zapewniony stabilny strumień przychodów.
Z perspektywy użytkowników, daje on ponadto wyjątkową łatwość dostępu do aplikacji, umożliwiając korzystanie z oprogramowania w dowolnym miejscu i czasie, posiadając dostęp do oprogramowania na różnych urządzeniach co sprzyja tak cenionej w dzisiejszych czasach mobilności oraz elastyczności pracy. Ponadto, model oferuje dostosowanie zakresu korzystania z oprogramowania do zmieniających się potrzeb biznesowych, co wiąże się z możliwością elastycznego zarządzania kosztami. Dzięki wsparciu oferowanemu przez dostawców i dostępie do aktualizacji, użytkownicy mają gwarancję możliwości korzystania z oferowanych funkcjonalności oprogramowania i eliminowania problemów technicznych.
Przedsiębiorcy stosujący model SaaS utrzymują większą kontrolę nad oprogramowaniem i relacjami z klientami. Jednak, aby w pełni wykorzystać potencjał tego modelu, niezwykłe istotne jest odpowiednie sformułowanie umowy SaaS. Kluczowe postanowienia umowne powinny zabezpieczać interesy przedsiębiorcy, definiując prawa i obowiązki obu stron, a także szczegółowo regulować kwestie związane z licencjonowaniem, płatnościami, wsparciem technicznym oraz ochroną danych. W dalszej części artykułu przyjrzymy się najważniejszym zapisom umownym, które warto uwzględnić, aby maksymalnie zabezpieczyć interesy przedsiębiorcy w ramach modelu SaaS.
- Zakres usług
Umowa powinna szczegółowo określać zakresu usług, które będą świadczone w ramach modelu SaaS, tj. wskazywać jasno jakie funkcje oprogramowania są dostępne. Dzięki temu użytkownicy będą mieli pełną świadomość dotyczącą możliwości oprogramowania, a przedsiębiorcy unikną potencjalnych nieporozumień i sporów. Możliwe jest również różnicowanie zakresu usług w ramach różnych pakietów lub opcji subskrypcyjnych, co pozwala użytkownikom na wybór oferty najlepiej odpowiadającej ich potrzebom. Dodatkowo dostawcy mogą oczywiście rozszerzać zakres nowych funkcjonalności, dlatego tak istotne jest, aby w umowie precyzyjnie określić czy nowo dodane funkcjonalnością będą dostępne dla użytkowników w ramach ich pakietów czy będą wymagały dodatkowego wykupienia.
- Regulamin korzystania lub licencja
Kolejnym kluczowym zapisem jest precyzyjne określenie zasad korzystania z oprogramowania. Pozwalają one regulować m.in. liczbę użytkowników, która może korzystać z oprogramowania, ograniczenia dotyczące korzystania (np. terytorialnych, czy w określonym celu), lub prawa do modyfikacji kodu źródłowego czy integracji z innym oprogramowaniem lub systemami. W doktrynie prawniczej brak jest jednolitego stanowiska czy powyższe kwestie powinny być regulowane w ramach licencji czy prostszej formy regulaminu korzystania z oprogramowania, dlatego też na rynku dostawcy przyjmują różne podejścia, co jednak nie posiada większego wpływu na ich ofertę oraz relację z użytkownikami. Nasza Kancelaria opowiada się za połączeniem obu podejść i regulowaniem udzielania licencji, która szczegółowo określa prawa użytkowników do korzystania z oprogramowania, jednocześnie uzupełniając ją o regulamin, który zawiera ogólne zasady korzystania z usługi (w tym zasady płatności, czy wymagania techniczne dotyczące korzystania z oprogramowania), co pozwala równoważyć potrzebę zabezpieczenia ochrony praw dostawców oprogramowania z oczekiwaniami dotyczącymi prostoty i przejrzystości zasad dla użytkowników.
- Wsparcie techniczne i aktualizacje
Obowiązek określenia standardu świadczenia usług przez dostawców oprogramowania wynika bezpośrednio z obowiązujących przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.2020.344). Użytkownicy muszą być poinformowani o gwarantowanej dostępności oprogramowania, a także przysługującym im wsparciu technicznym i procedurze zgłaszania problemów. Odpowiednie uregulowanie ww. kwestii w tym np. wprowadzenie zapisów dotyczących czasu reakcji na zgłoszenia, zwiększa możliwości skutecznego reagowania na błędy zgłaszane przez użytkowników i minimalizuje ryzyko dochodzenia roszczeń przez użytkowników.
- Płatności
Umowa powinna szczegółowo regulować kwestie dokonywania płatności, w tym harmonogram płatności oraz zasady dotyczące opóźnień. Na przykład, jeżeli użytkownik wybiera miesięczną subskrypcję, umowa powinna określać terminy płatności oraz konsekwencje za nieterminowe wpłaty, takie jak ograniczenie lub utrata dostępu do oprogramowania.
- Odpowiedzialność
Warto pamiętać, że umowa może określać zasady odpowiedzialności za dostępność usług, ograniczając np. maksymalną wysokość odszkodowania, której może dochodzić użytkownik w przypadku wystąpienia awarii lub błędów w oprogramowaniu. Istotne jest także zawarcie klauzul dotyczących odpowiedzialności za dane przekazywane i przetwarzane w ramach korzystania z oprogramowania i zgodności wykorzystania oprogramowania z obowiązującymi przepisami prawa, w tym dotyczącymi ochrony własności intelektualnej czy danych osobowych. Ponadto często pomijaną kwestią jest określenie co dzieje się z danymi użytkowników po zakończeniu korzystania z oprogramowania. Umowa może określać np. obowiązek pobrania danych przez użytkownika przed zakończeniem subskrypcji i brak odpowiedzialności dostawcy za ich utratę w przypadku braku realizacji obowiązku przez użytkownika.
Podsumowując, model SaaS oferuje przedsiębiorcom wiele korzyści, jednak wiąże się również z koniecznością precyzyjnego uregulowania kluczowych kwestii. Starannie skonstruowana umowa pozwala na zabezpieczenie interesu przedsiębiorców i zmniejsza ryzyko sporów, ale także zachęca użytkowników do korzystania z oprogramowania dzięki przejrzystości opisanych w niej zasad i uprawnień każdej ze Stron, co sprzyja budowaniu trwałych relacji.
Nasza kancelaria specjalizuje się w wspieraniu dostawców oprogramowania w zakresie tworzenia i analizy umów SaaS, co pozwala na ich dostosowanie do indywidualnych potrzeb oraz wymogów prawnych. Zapraszamy do kontaktu, aby omówić, jak możemy pomóc w skutecznym zarządzaniu aspektami prawnymi Państwa działalności.
