Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym są i jak działają vesting i reverse vesting?
• Jakie są najważniejsze elementy konstrukcyjne klauzul vestingowych?
• Jakie znaczenie mają klauzule vestingowe w działalności start-upów?
• Jakie są korzyści z zastosowania vestingu i reverse vestingu?

Vesting jako system motywacyjny

Vesting to konstrukcja prawna (zwykle wprowadzana w formie klauzuli umownej lub odrębnej umowy), umożliwiająca regulowanie sposobu przyznawania wspólnikowi udziałów lub akcji spółki. W przypadku zastosowania wskazanego rozwiązania, obejmowanie udziałów lub akcji odbywa się stopniowo, pod określonymi warunkami i jest rozłożone w czasie. Wskazane warunki wiążą się np. z zaangażowaniem w działalność przedsiębiorstwa i mogą być uzależnione m.in. od osiągania przez dany podmiot kolejnych celów, związanych chociażby z przychodami. Vesting stosowany jest np. jako system motywacyjny, w którym udział kapitałowy wspólnika wzrasta wraz z rozwojem spółki. Wspólnik nie otrzymuje bowiem od razu całości przewidzianych dla niego udziałów lub akcji, a zdobywa je stopniowo, wykazując się wytrwałą pracą i zdobywając zaufanie inwestora.

Reverse vesting – działanie odwróconego mechanizmu

W przeciwieństwie do klasycznego rozwiązania, w przypadku zastosowania mechanizmu reverse vesting, wspólnik od początku posiada pełną pulę udziałów lub akcji, które chciano mu przyznać, jednak może je utracić. W praktyce najczęściej polega on na zastosowaniu rozwiązań zobowiązujących wspólnika do odsprzedaży udziałów lub mających na celu ich umorzenie, jeśli nie zostaną spełnione przewidziane w umowie warunki. Sprzedaż taka odbywa się po cenie określonej z góry lub z wykorzystaniem przewidzianych mechanizmów jej ustalania. Reverse vesting może więc np. chronić inwestujących kapitał przed przedwczesnym odejściem ze spółki osób o kluczowym znaczeniu dla jej rozwoju, którym przyznano udziały albo akcje. Jednocześnie zabezpiecza spółkę przed czerpaniem korzyści i zachowywaniem wpływu na jej działalność przez osobę, która przestała spełniać określone warunki czy standardy. W przypadku jednak realizowania wszelkich zobowiązań oraz w miarę upływu czasu, wspólnik nabywa pełne i bezwarunkowe prawo do kolejnych udziałów lub akcji objętych mechanizmem reverse vesting.

Najważniejsze elementy konstrukcyjne vestingu i reverse vestingu

By zastosowanie omawianych mechanizmów przyniosło oczekiwane skutki, konieczne jest właściwe skonstruowanie postanowień umownych. Należy przy tym zwrócić uwagę, że powinny one zawierać pewne kluczowe elementy, które przedstawiamy poniżej.

• Harmonogram vestingu i reverse vestingu

W przypadku vestingu jest to harmonogram określający całkowity czas jego trwania oraz momenty nabywania praw do kolejnych udziałów lub akcji (w praktyce najczęściej ich przyznawanie odbywa się w odstępach rocznych, choć możliwe jest też określenie okresów miesięcznych lub kwartalnych). Jeśli chodzi o reverse vesting, przyjęcie harmonogramu wiąże się z ustaleniem, kiedy kolejne udziały lub akcje przestaną być objęte ryzykiem ich utraty.

• Warunki nabywania lub utraty udziałów lub akcji

Niezwykle istotnym elementem wszelkich umów związanych z omawianymi rozwiązaniami jest precyzyjne określenie warunków nabycia (w przypadku zastosowania vestingu) albo przesłanek utraty (jeżeli wykorzystany został reverse vesting) udziałów lub akcji. Jeśli chodzi o vesting, należy dokładnie wskazać, kiedy wspólnik będzie nabywał kolejne udziały lub akcje. Może to być uzależnione np. od upływu czasu lub osiągnięcia określonych celów. W kontekście reverse vestingu konieczne jest określenie sytuacji, w których dochodzi do utraty udziałów lub akcji należących do posiadanej od początku puli.

• Mechanizm nabywania lub utraty udziałów lub akcji

Precyzyjne określenie mechanizmu nabywania lub utraty udziałów albo akcji ma fundamentalne znaczenie z perspektywy prawidłowego i efektywnego funkcjonowania omawianych rozwiązań. Przewidzenie w umowie różnych możliwości i stosownych rozwiązań pozwala bowiem na uniknięcie jakichkolwiek wątpliwości. Prawidłowo skonstruowane mechanizmy znacząco ograniczają ryzyko wystąpienia sporu pomiędzy stronami, dlatego tak ważne jest szczegółowe uregulowanie właściwych procedur i dostosowanie ich do indywidualnych potrzeb.

• Good leaver i bad leaver

Choć vesting i reverse vesting co do zasady dotyczą sytuacji, w których współpraca stron jest kontynuowana, to jednak w praktyce osoby te mogą z różnych przyczyn chcieć rozstać się już wcześniej. Pomocne może więc być przewidzenie odpowiednich rozwiązań, np. poprzez wprowadzenie do umowy definicji pojęć, jakimi są good leaver i bad leaver. Pierwsze z nich oznacza osobę opuszczająca spółkę z przyczyn od siebie niezależnych, takich jak choroba, lub w ustalony sposób, za porozumieniem stron, np. ze względów organizacyjnych. Bad leaver to natomiast osoba, która naruszyła przewidziane umową warunki, m.in. rezygnując z działalności w spółce bez ważnych powodów czy łamiąc zakaz konkurencji. Precyzyjne zdefiniowanie omówionych pojęć pozwala na zastosowanie odpowiednich rozwiązań w zależności od przyczyn odejścia danego wspólnika i ułatwia sprawne działanie w sytuacji wcześniejszego zakończenia współpracy stron.

Wymienione elementy nie są jednak jedynymi, które powinny znaleźć się w umowach vestingowych. Równie istotne może okazać się przykładowo określenie warunków ograniczających możliwość sprzedaży udziałów lub akcji przez wspólnika przed zakończeniem okresu vestingu.

Szczególne znaczenie vestingu w świecie start-upów

Start-upy na wczesnym etapie rozwoju często nie mają środków, by zatrudnić wystarczająco wykwalifikowaną kadrę. W takim przypadku zastosowanie omawianych mechanizmów może stanowić skuteczny sposób na zmotywowanie doświadczonych osób do pracy na rzecz takiego podmiotu. W praktyce najczęściej dotyczy to najważniejszych stanowisk (np. związanych z zarządzaniem) i polega na skonstruowaniu odpowiednich postanowień w umowie o pracę lub odrębnej umowie, przewidujących możliwość otrzymania kolejnych udziałów lub akcji. Dzięki temu rozpoczynający działalność podmiot już od początku zyskuje doświadczonych pracowników, którzy z kolei chętniej angażują się w jego rozwój, mając na uwadze swój realny wpływ na wzrost wartości możliwych do uzyskania udziałów kapitałowych.

Korzyści z zastosowania vestingu i reverse vestingu

Odpowiednia konstrukcja postanowień umownych może przynieść zainteresowanym realny zysk. Należy dostrzec m.in. możliwości, jakie omawiane mechanizmy niosą w związku z zarządzaniem kapitałem spółki – dzięki obietnicy uzyskania udziałów lub akcji, pracownicy często godzą się na niższe wynagrodzenie w początkowych etapach działalności danego podmiotu. Takie rozwiązanie jest niejednokrotnie jedynym sposobem pozyskania przez nowe spółki wykwalifikowanych pracowników, którzy dzięki swojemu doświadczeniu mogą znacznie przyczynić się do rozwoju przedsiębiorstwa. Pracownicy natomiast chętniej angażują się w działalność spółki i budowanie zaufania, by uzyskać udziały lub akcje w podmiocie, który również tworzą.

Propozycja wprowadzenia klauzul vestingowych może okazać się równie zachęcająca z perspektywy inwestorów. Zastosowanie vestingu lub reverse vestingu z jednej strony okazuje bowiem zaangażowanie założycieli danej spółki i chęć pracy nad jej rozwojem, z drugiej zaś chroni podmiot inwestujący swoje środki przed przedwczesnym wycofaniem się kluczowych dla działalności przedsiębiorstwa osób.

Podsumowując, zastosowanie klauzul vestingowych może przynieść zainteresowanym wiele korzyści. Pozwala m.in. na zabezpieczenie spółki przed nagłym odejściem kluczowych pracowników, daje inwestorowi pewność, że założyciel będzie aktywnie działał na rzecz rozwoju podmiotu i jednocześnie stanowi mechanizm motywacyjny do okazywania zaangażowania i lojalności.

Aby wskazane wyżej cele zostały osiągnięte, konieczne jest niezwykle precyzyjne skonstruowanie postanowień umownych. Postanowienia te powinny być dostosowane do indywidualnych potrzeb danego podmiotu, zależnych m.in. od strategii rozwoju i relacji łączących zainteresowane osoby.

Nasza kancelaria specjalizuje się zarówno w negocjowaniu warunków klauzul vestingowych, jak i w tworzeniu i analizowaniu stosownych umów. Zapraszamy do kontaktu w celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących możliwości zastosowania vestingu i reverse vestingu w Państwa działalności.

Nowe uprawnienia inspektorów pracy

Nowelizacja w istotny sposób rozszerza katalog uprawnień PIP dotyczących ustalania istnienia stosunku pracy. Dotychczasowe kompetencje w powyższym zakresie obejmowały prawo wnoszenia powództw, a za zgodą osoby zainteresowanej – uczestnictwo w postępowaniu przed sądem pracy w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy. Reforma przewiduje przyznanie właściwym organom Państwowej Inspekcji Pracy uprawnień dotyczących wydawania poleceń i decyzji, wpływających na kształtowanie stosunku pracy.

Jeżeli w toku prowadzonej kontroli właściwe organy PIP uznają, że doszło do naruszenia prawa, będą mogły (po umożliwieniu stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska) wydać polecenia usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub niezawarcia umowy o pracę w sytuacji, gdy w danym stosunku prawnym dominują cechy stosunku pracy określone w Kodeksie pracy.

Jeśli strony nie zastosują się do polecenia usunięcia naruszeń związanych z niezawarciem umowy o pracę, mimo że okręgowy inspektor pracy stwierdzi, że praca wykonywana jest w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, będzie on mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy lub wnieść do sądu stosowne powództwo w tym przedmiocie.

Podkreślenia wymaga, że w postępowaniu administracyjnym dotyczącym przedmiotowej decyzji, okręgowy inspektor pracy uwzględni wolę stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa.

Strony będą miały także możliwość wniesienia odwołania od decyzji oraz zażalenia na postanowienie nadające jej rygor natychmiastowej wykonalności – na zasadach określonych w Kodeksie postępowania cywilnego.

Treść decyzji okręgowego inspektora pracy

W nowych przepisach szczegółowo wskazano elementy decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy. Jej rozstrzygnięcie będzie zawierać: oznaczenie stron umowy o pracę, rodzaj i datę jej zawarcia, rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania i wymiar czasu pracy, a także wysokość wynagrodzenia za pracę. Decyzja będzie zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, uwzględniające stan faktyczny istniejący w czasie kontroli – od dnia jej rozpoczęcia. Datą zawarcia umowy o pracę będzie data wydania decyzji.

Jeśli zgromadzony przez okręgowego inspektora pracy materiał dowodowy nie pozwoli na ustalenie rodzaju umowy o pracę, wskazana zostanie umowa na czas nieokreślony. Jeżeli nie będzie można określić miejsca wykonywania pracy – inspektor wskaże w rozstrzygnięciu siedzibę pracodawcy. Brak możliwości ustalenia wymiaru czasu pracy spowoduje określenie w decyzji pełnego wymiaru czasu pracy, a w przypadku niejasności co do wysokości wynagrodzenia, wskazane zostanie minimalne wynagrodzenie za pracę, zgodnie z właściwymi przepisami.

Wykonalność decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy

Jeśli chodzi o skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy, na gruncie przepisów prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze, o których mowa w odrębnych przepisach, decyzja będzie je wywoływać od dnia jej wydania.

W odróżnieniu od poprzednich wersji projektu ustawy, rygor natychmiastowej wykonalności przewidziany w art. 108 Kodeksu postępowania administracyjnego w postępowaniu administracyjnym dotyczącym omawianej decyzji, będzie stosowany tylko do osób objętych szczególną ochroną pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę.

Co do zasady decyzja będzie więc stawała się wykonalna z dniem następującym po dniu, w którym upłynie termin do wniesienia odwołania (jeżeli żadna ze stron nie wniesie go w terminie), albo z dniem uprawomocnienia się orzeczenia sądu (wydanego na skutek wniesienia odwołania), czy też z dniem nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności.

Podmiot kontrolowany, do którego zostanie skierowana decyzja, będzie miał obowiązek poinformowania odpowiednich organów PIP o jej realizacji z upływem określonych w niej terminów lub po jej uprawomocnieniu.

Kto i w jakim zakresie będzie podlegał kontroli?

Kontroli PIP w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których zgodnie z przepisami Kodeksu pracy powinna zostać zawarta umowa o pracę, będą podlegać nie tylko pracodawcy, ale też niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy.

Wątpliwości co do spełniania cech stosunku pracy

Oczekująca na podpis Prezydenta ustawa przewiduje, że określone podmioty, w tym pracodawcy i inne wskazane wyżej jednostki podlegające kontroli, będą mogły złożyć wniosek, na podstawie którego Główny Inspektor Pracy wyda interpretację indywidualną w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy dany stosunek prawny stanowi stosunek pracy.

Należy przy tym podkreślić, że wydanie interpretacji nie będzie wyłączało możliwości oceny przez organ PIP rzeczywistego charakteru stosunku prawnego w toku kontroli, jeżeli stan faktyczny jest inny od opisanego we wniosku. Co równie ważne, interpretacja indywidualna nie będzie wiążąca dla wnioskodawcy, przy czym nie będzie on mógł być obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami w zakresie, w jakim się do niej zastosował. Interpretacja będzie jednak wiążąca dla organów PIP, a możliwość jej zmiany albo uchylenia powstanie tylko w razie zmiany okoliczności sprawy.

Przepisy przejściowe

Co istotne, ustawodawca przewidział pewną możliwość uniknięcia negatywnych konsekwencji. Jeśli podmiot, który przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy zawarł z osobą wykonującą pracę umowę cywilnoprawną lub na rzecz którego osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem, mimo że stosunek ten spełnia wszystkie cechy stosunku pracy, w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji dobrowolnie doprowadzi do stanu zgodnego z prawem przez zawarcie umowy o pracę, nie będzie podlegał odpowiedzialności określonej w zmienianym art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy – tj. karze grzywny od 2 000 do 60 000 zł.

W przypadku pytań dotyczących wprowadzanych zmian lub zawieranych w ramach Państwa działalności umów – zapraszamy do kontaktu!

Po kilku miesiącach prac, 3 września 2024 roku, na stronie Rządowego Centrum Legislacji, pojawił się projekt ustawy o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw.

Czym jest CEIDG i jakie dane możemy w nim znaleźć?

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to rejestr przedsiębiorców, będących osobami fizycznymi, prowadzony przez ministra właściwego ds. gospodarki (obecnie Minister Rozwoju i Technologii), a uzyskanie w nim wpisu jest co do zasady warunkiem wykonywania jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce. W CEIDG możemy w łatwy sposób znaleźć kluczowe informacje o przedsiębiorcach takie jak: dane przedsiębiorcy, nazwa firmy, adres do doręczeń, przedmiot wykonywanej działalności, czy daty rozpoczęcia oraz zakończenia wykonywania działalności.

Jakie zmiany przewiduje projekt ustawy?

Przede wszystkim jest to kolejny krok w kierunku cyfryzacji rejestru oraz procesu rejestracji działalności gospodarczej. Od 1 czerwca 2026 roku nie będziemy mogli już złożyć wniosku o wpis w CEIDG w formie papierowej, a od 1 czerwca 2028 roku również wnioski o zmianę wpisu (np. zawieszenie lub wznowienie działalności) będą dostępne wyłącznie online.

Rozszerzona zostanie funkcjonalność aplikacji mObywatel – przedsiębiorcy, którzy obecnie mogą tylko sprawdzić w niej dane swojej firmy, będą mogli za jej pośrednictwem pobierać zaświadczenia o wpisie, otrzymywać powiadomienia, a z czasem także składać wnioski i dokonywać zmian.

W CEIDG zostaną uwzględnione spółki cywilne zawierane przez przedsiębiorców. Zgłaszając umowę spółki do CEIDG, przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z tzw. „jednego okienka”, co umożliwi jednoczesne przesłanie zgłoszeń do Urzędu Skarbowego, ZUS/KRUS oraz GUS, a informacje o spółkach cywilnych będą publikowane i aktualizowane w rejestrze, co umożliwi szybkie wyszukiwanie aktualnych danych o spółce oraz o jej wspólnikach. Planowane jest także utworzenie uniwersalnego wzoru umowy spółki cywilnej, który umożliwi szybkie zawarcie umowy w formie elektronicznej (prawdopodobnie na wzór rejestracji spółek kapitałowych w S24).

Projekt ustawy wprowadza również zmiany dotyczące pełnej elektronizacji publikacji pełnomocnictw, automatyzacji wymiany danych z innymi rejestrami, elektronizacji rejestrów działalności regulowanej oraz doprecyzowania przepisów dotyczących zarządu sukcesyjnego i wpisów małoletnich przedsiębiorców.

Kiedy przepisy wejdą w życie?

Rząd planuje przyjąć powyższy projekt do końca roku, a przepisy mają wchodzić w życie stopniowo, aby umożliwić dostosowanie systemów elektronicznych. Większość z nich zacznie obowiązywać po 6 miesiącach od dnia ogłoszenia ustawy, jednak niektóre zmiany, takie jak te dotyczące zarządu sukcesyjnego i pierwszego etapu pełnej elektronizacji wniosków, zostaną wdrożone w czerwcu 2026 roku. Z kolei na pełną elektronizację wniosków i uwzględnienie spółek cywilnych w CEIDG trzeba będzie poczekać do czerwca 2028 roku.

Czego dotyczy ustawa o sygnalistach?

Przede wszystkim nowe przepisy nakładają na przedsiębiorców oraz instytucje publiczne szereg obowiązków, których celem jest zapewnienie skutecznej ochrony osób zgłaszających wszelkie nieprawidłowości oraz naruszenia prawa. Zgłaszane naruszenia mogą obejmować różnorodne dziedziny, które zostały wprost wymienione w ustawie. Wśród nich znajdują się kwestie takie jak korupcja, nieprawidłowości w zamówieniach publicznych, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, czy także ochrona prywatności i danych osobowych. Ustawa daje również możliwość rozszerzenia katalogu zgłaszanych naruszeń w ramach wewnętrznych procedur obowiązujących w danej organizacji. Przedsiębiorstwa mogą więc dostosować te procedury do specyficznych standardów i zasad, które obowiązują w ich strukturach, co pozwala na bardziej kompleksowe zarządzanie ryzykiem oraz ochronę integralności wewnętrznych procesów.

Kim jest sygnalista?

Według ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Pomimo takiej definicji, zakres podmiotowy potencjalnych sygnalistów zdecydowanie nie ogranicza się tylko do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Poza nimi ustawa wymienia również wiele innych podmiotów mogących mieć związek z organizacją, m.in.: osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia lub B2B, wspólników i akcjonariuszy, członków organów osoby prawnej, czy nawet stażystów, praktykantów oraz wolontariuszy.

Kogo obejmą nowe obowiązki?

Podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników muszą wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń naruszeń prawa oraz prowadzić rejestr zgłoszeń. Powyższa liczba dotyczy stanu na dzień 1 stycznia oraz 1 lipca i tak jak w przypadku omówionej wcześniej definicji sygnalisty, nie obejmuje tylko pracujących na podstawie umowy o pracę, ale też tych na zleceniu lub B2B. Ponadto, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur dotyczy także określonych podmiotów, które mają szczególne obowiązki wynikające z innych regulacji prawnych. Wśród nich są instytucje finansowe, biura rachunkowe oraz inne organizacje zobowiązane do przestrzegania ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zawierać przede wszystkim:

– sposób przekazywania zgłoszeń;

– wskazanie jednostek organizacyjnych lub osób uprawnionych do wykonywania czynności związanych ze zgłoszeniem, w tym przyjmowania oraz weryfikowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych, kontaktowania się z sygnalistą;

– warunki postępowania z anonimowymi zgłoszeniami;

– obowiązek podjęcia działań następczych dotyczących zgłoszonej nieprawidłowości;

– terminy na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz na rozpatrzenie zgłoszenia;

– informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych (do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych instytucji publicznych).

Niezależnie od tego, czy dany podmiot jest zobowiązany do wdrażania wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa, nadal ma on obowiązek przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań mających na celu ochronę sygnalistów. Przepisy jasno określają, że organizacja nie może podejmować wobec sygnalistów żadnych działań odwetowych, czyli działań, które mogłyby skutkować negatywnymi konsekwencjami dla osoby zgłaszającej. Do takich działań zalicza się m.in. wypowiedzenie umowy, obniżenie wynagrodzenia, dyskryminację, nałożenie kary dyscyplinarnej czy naruszenie dóbr osobistych sygnalisty. Ochrona sygnalistów obejmuje także ich dane osobowe, które muszą być szczególnie chronione przed ujawnieniem oraz odpowiednio przetwarzane i przechowywane.

Naruszenie powyższych przepisów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi – ustawa przewiduje surowe sankcje za jej nieprzestrzeganie – od grzywny po karę pozbawienia wolności do nawet 3 lat.

Podsumowując, przepisy dotyczące ochrony sygnalistów, które wejdą w życie 25 września, mają szerokie zastosowanie i dotyczą w zasadzie wszystkich, niezależnie od formy zatrudniania pracowników, a nawet od tego, czy w ogóle kogokolwiek zatrudniamy. Warto zatem poświęcić uwagę temu tematowi i sprawdzić w jakim stopniu nakłada na nas nowe obowiązki.

Jeśli masz pytania związane z tym tematem lub potrzebujesz pomocy w zakresie wdrażania przepisów i procedur dotyczących sygnalistów, zapraszamy do kontaktu z Legalship – jesteśmy przekonani, że będziemy w stanie doradzić we wszystkich interesujących Cię aspektach dotyczących tego tematu.

Jak wygląda procedura zakładania spółek przez system S24?

System S24 umożliwia załatwienie wszystkich formalności związanych z założeniem spółki przez Internet, bez konieczności wizyty u notariusza, co jest szczególnym ułatwieniem dla klientów zagranicznych. Wystarczy, że przyszli wspólnicy, lub osoby działające w imieniu wspólników będą posiadać konto w systemie i dysponować elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym w celu podpisania dokumentów. Cała procedura nie jest wysoce skomplikowana i zamyka się w kilku krokach:

1. Podczas spotkania z klientem zbieramy wszystkie niezbędne do przygotowania dokumentów informacje dotyczące wspólników, ich sposobu reprezentacji, dane członków organów przyszłej spółki, przedmiotu jej działalności oraz poznajemy wszelkie inne założenia dotyczące funkcjonowania spółki, tak aby zaproponować odpowiednie dla klienta postanowienia umowy spółki.

2. Analizujemy obowiązujące przepisy prawa krajowego i międzynarodowego pod kątem ewentualnych dodatkowych wymagań i zgodności działalności spółki z przepisami.

3. Przygotowujemy wszystkie dokumenty wymagane w celu rejestracji spółki, zarówno te według wzorów udostępnionych w systemie jak i dokumenty zewnętrzne konieczne do przygotowania i załączenia do wniosku o rejestrację spółki tj. m.in. oświadczenie o statusie cudzoziemca, informację o członkach organu uprawnionego do powołania zarządu czy zgody na powołanie i inne oświadczenia przyszłych członków organów.

4. Asystujemy klientom przy zakładaniu konta w systemie S24, a następnie udostępniamy im „profil spółki” ze wszystkimi przygotowanymi dokumentami i wspólnie omawiamy i dostosowujemy ich treść.

5. Po ustaleniu ostatecznych wersji dokumentów klient w pierwszej kolejności podpisuje umowę spółki za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego, co zgodnie z art. 157¹ 2 jest równoznaczne z jej zawarciem, a następnie pozostałe dokumenty.

6. Przygotowujemy i składamy wniosek o rejestrację spółki, który to w przeciwieństwie do wniosków kierowanych w innym trybie, w teorii i w praktyce rozpatrywany jest w przeciągu 24 godzin od chwili jego złożenia (stąd liczba „24” w nazwie systemu) i w przypadku pozytywnej odpowiedzi spółka może rozpocząć pełną działalność następnego dnia.

Nasza rola nie kończy się po udanym zarejestrowaniu spółki… kontynuujemy nasze wsparcie informując o pozostałych obowiązkach związanych z rejestracją spółki jak np. o obowiązku dokonania zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych czy rejestracji spółki jako podatnika VAT, a także zapewniamy dalszą opiekę prawną i doradztwo podczas dalszego rozwoju ich biznesu.

Ograniczenia systemu

Zwracamy uwagę, że pomimo swojej szybkości i efektywności, zakładanie spółki przez system S24 wiąże się z pewnymi ograniczeniami. Co najistotniejsze, system daje mniejsze możliwości ukształtowania umowy spółki niż w formie tradycyjnej, w tym na przykład w przypadku systemu S24 kapitał zakładowy może być pokryty wyłącznie wkładami pieniężnymi, system nie daje możliwości powołania członka zarządu na czas nieokreślony, jak również nie ma możliwości wprowadzenia innych, niestandardowych zapisów do umowy spółki. Klienci często decydują się jednak na założenie spółki przez system S24, aby umożliwić jej działanie, a na późniejszym etapie, przy wsparciu naszej kancelarii, wprowadzają zmiany umowy w tradycyjnej formie tj. uchwałą wspólników zaprotokołowaną aktem notarialnym. W przypadku takiej zmiany spółka traci jednak możliwość dokonywania dalszych zmian dotyczących spółki za pośrednictwem systemu S24.

Nasza wiedza, doświadczenie oraz zaangażowanie są gwarancją sprawnego i bezpiecznego rozpoczęcia działalności gospodarczej w Polsce. Wybierając naszą kancelarię, klienci mogą liczyć na kompleksową obsługę prawno-podatkową, która obejmuje nie tylko samą rejestrację spółki, ale także doradztwo dotyczące wszystkich aspektów prowadzenia biznesu w Polsce.

Jeśli planujesz założyć spółkę w Polsce lub masz pytania dotyczące funkcjonowania spółek z udziałem podmiotów zagranicznych zapraszamy do kontaktu z kancelarią.

W dynamicznym środowisku biznesowym, kluczowym organem każdej ze spółek z o.o. jest zarząd bezpośrednio wpływający na działania spółki. Samodzielnie podejmuje on bieżące decyzje, a tylko w przypadku tych najważniejszych, przepisy Kodeksu spółek handlowych wymagają uzyskania zgody zgromadzenia wspólników. W cieniu tych dwóch instytucji, często pozostaje ukryta lub nieodkryta rola rady nadzorczej w kształtowaniu kierunku rozwoju spółki.

W większości spółek z o.o. nie ma obowiązku powołania rady nadzorczej. Powstaje on dopiero jeżeli kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przewyższa kwotę 500.000 zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, innymi słowy rzadko następuje to na wczesnym etapie rozwoju spółki, jednak, gdyby przedsiębiorcy posiadali szerszą wiedzę na temat kompetencji rady nadzorczej i jej wpływu na długofalowy sukces przedsiębiorstwa może częściej decydowaliby się na jej dobrowolne powołanie. W niniejszym artykule przedstawimy najważniejsze role i kompetencje rady nadzorczej

Nadzór

Jak sama nazwa wskazuje, podstawowym zadaniem rady nadzorczej jest nadzór nad funkcjonowaniem spółki i monitorowanie działań zarządu. Aby skutecznie realizować to zadanie, rada ma prawo badać wszelkie dokumenty spółki, a także żądać od zarządu oraz wszelkich pracowników i współpracowników spółki przedstawienia informacji lub wyjaśnień dotyczących działalności spółki. Pod warunkiem, że umowa spółki nie mówi inaczej, prawo do nadzoru posiada samodzielnie każdy członek rady nadzorczej. Dostęp do dokumentów i informacji nie może zostać im w żaden sposób ograniczony.

Zatwierdzanie sprawozdań finansowych

Obowiązkiem rady nadzorczej jest ocena pod kątem zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym, ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także sporządzanie oraz przygotowywanie corocznego sprawozdania z wyników tych ocen.

Reprezentacja spółki

Przepisy kodeksu spółek handlowych wymagają, aby w sporach i umowach zawieranych pomiędzy spółką, a członkami jej zarządu, spółka była reprezentowana przez pełnomocnika lub radę nadzorczą (art. 210 § 1 KSH), co szczegółowo opisywaliśmy we wcześniejszym artykule dostępnym na naszej stronie (Czy członek zarządu sp. z o.o. może zawrzeć umowę z tą spółką?). Rada nadzorcza jest więc kolejnym obok zarządu organem spółki uprawnionym w kwestiach zawierania umów pomiędzy członkiem zarządu a spółką, wobec czego posiadanie rady nadzorczej może w niektórych przypadkach przyspieszyć proces zawierania takich umów (z uwagi np. na brak konieczności zwołania zgromadzenia wspólników).

Powoływanie i odwoływanie członków Zarządu Spółki

Zgodnie z art. 220 KSH, umowa spółki może rozszerzyć kodeksowe uprawnienia rady nadzorczej. Jednym z przykładów takiego rozszerzenia kompetencji jest przekazanie radzie nadzorczej uprawnienia do powoływania i odwoływania członków rady nadzorczej. W przypadku skomplikowanych struktur udziałowych, przekazanie tych kompetencji radzie nadzorczej może usprawnić i uelastycznić funkcjonowanie spółki.

Kontrola istotnych czynności

Członkiem Rady Nadzorczej może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, z zastrzeżeniem, że nie łączy ona stanowiska w Radzie Nadzorczej z inną funkcja w spółce wskazaną w art. 214 KSH. Bardzo często wspólnicy decydują o powołaniu w jej skład ekspertów branżowych posiadających wiedzę i doświadczenie z zakresu działalności spółki lub specjalistów z zakresu prawa, tak aby dbali oni o dobry kierunek rozwoju spółki, pilnowali przestrzegania prawa i zapobiegali jego ewentualnym naruszeniom oraz związanych z nimi negatywnymi konsekwencjami. Aby realizować takie założenia, umowa/statut spółki może przewidywać obowiązek uzyskania przez zarząd zgody Rady Nadzorczej na podjęcie określonych czynności.

Powyższe przykłady kompetencji i uprawnień rady nadzorczej pokazują jak istotny wpływ może mieć ten organ na działanie spółki. Rada nadzorcza to nie wyłącznie mechanizm kontrolny na wypadek rażących naruszeń w spółce, ale przede wszystkim aktywny partner dla zarządu, wspólników czy inwestorów spółki, który poprzez swoje działanie wspiera rozwój spółki oraz buduje zaufanie wśród potencjalnych inwestorów i interesariuszy. Regulowanie kompetencji rady nadzorczej na etapie zakładania spółki lub w trakcie jej funkcjonowania, nawet jeśli nie stanowi wymogu prawnego może być strategicznym krokiem dla zabezpieczenia interesów spółki i realizacji jej długofalowych ambicji.

W razie pytań dotyczących rad nadzorczych w spółkach z o.o. lub jakichkolwiek innych pytań natury prawnej lub podatkowej, zapraszamy serdecznie do kontaktu!

Jakie kwestie będą uregulowane w AI Act?

Po pierwsze akt określać będzie reguły bezpieczeństwa, zgodnie z którymi działać będą systemy AI. Dostawcy systemów będą zobowiązani dostosować swoje działania do poziomu zagrożenia jakie może nieść ze sobą konkretne narzędzie i odpowiadać za skutki ich działania. Systemy zostaną podzielone według kategorii ryzyka, a praktyki uznawane za nieetyczne lub szkodliwe dla społeczeństwa zostaną całkowicie zakazane. Zakazane będzie między innymi rozpoznawanie emocji w miejscu pracy czy instytucjach edukacyjnych i kategoryzacja biometryczna.

Ponadto, nowy akt nakłada wymogi dotyczące przejrzystości i dostępności informacji dla użytkowników programów wykorzystujących AI. Transparentność jest podstawą do budowania zaufania społecznego i umożliwia kontrolę nad tym jakie dane i w jaki sposób są przetwarzane przez sztuczną inteligencję. Regulacje przewidują m.in. obowiązek dostarczania jasnych i zrozumiałych informacji na temat działania programów, w tym zrozumienie zachowania algorytmów i podejmowanych przez nich decyzji, a także informowanie, że dana treść została wygenerowana przez sztuczną inteligencję.

Zaplanowano również współpracę międzynarodową i stworzenie unijnego organu – Biura do spraw sztucznej inteligencji, którego zadaniem będzie wdrożenie regulacji i monitorowanie rozwoju w dziedzinie sztucznej inteligencji, co pomoże zapewnić egzekucję przepisów. Za naruszenie przepisów przedsiębiorców będą czekać surowe kary zależne od naruszenia i wielkości przedsiębiorstw od 1,5% całkowitego rocznego obrotu do 35 milionów lub 7% rocznego obrotu.

W najbliższych tygodniach odbywać się będą prace nad stworzeniem tekstu jednolitego aktu, który ma zacząć obowiązywać po dwóch latach od jego uchwalenia, tak aby UE i państwa członkowskie mogły przygotować się do jego wdrożenia i stworzyć przewidziane w nim jednostki kontroli i nadzoru.

Porozumienie w sprawie AI Act jest przełomowym krokiem w celu stworzenia odpowiednich warunków dla rozwoju sztucznej inteligencji z poszanowaniem kwestii bezpieczeństwa i przejrzystości działań. Przygotowanie, a następnie dostosowanie przepisów do tak szybko rozwijającej się dziedziny nie będzie łatwym zadaniem i wymagać będzie od legislatorów szerokiego zrozumienia zagadnienia i zdolności antycypacji przyszłości, ale podejmowane przez UE działania należy uznać za bardzo pozytywne. Wprowadzając AI Act Unia Europejska stanie się światowym liderem odpowiedzialnego rozwoju sztucznej inteligencji, co cieszy nas nie tylko ze względu na rozwój innowacyjności naszego regionu, ale również fakt, że prawo jest w stanie nadążyć za nieustannie zmieniającym się krajobrazem technologicznym i zapewnić równowagę pomiędzy postępem, a ochroną fundamentalnych wartości.

Jeśli chcesz zapoznać się z innymi naszymi wpisami zapraszamy tutaj!

Od połowy tego roku, dzięki ustawie z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz.U.2023.1234) (dalej: „Ustawa mObywatel”), załatwiając sprawy wymagające potwierdzenia swojej tożsamości, możemy posłużyć się dowodem osobistym w aplikacji mObywatel tzw. dokumentem mObywatel, bez konieczności posiadania tradycyjnego dowodu osobistego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami stwierdzenie tożsamości lub obywatelstwa polskiego na podstawie dokumentu mObywatel uznaje się tak samo jak na podstawie tradycyjnego dowodu osobistego.

Jedynymi ograniczeniami posługiwania się aplikacją jest przekraczanie granicy (przy podróżach samolotowych w dalszym ciągu konieczne będzie posiadanie dowodu tradycyjnego) oraz sytuacje, w których wykorzystanie aplikacji nie zapewnia niezbędnego poziomu pewności i bezpieczeństwa stwierdzenia tożsamości. Co istotne, dokumentem mObywatel możemy posłużyć się na terytorium RP „w relacjach wzajemnej fizycznej obecności stron” (art. 2 pkt 8 Ustawy mObywatel. Tym samym, nie może być on wykorzystywany do weryfikacji tożsamości online, a jedynie przy zachowaniu jedności czasu i miejsca obu stron.

W aplikacji dostępne są również inne dokumenty cyfrowe jak prawo jazdy, czy dokumenty poświadczające prawo do wykonywania zawodu lekarza, pielęgniarki czy ratownika medycznego. Zmiany na pewno ucieszą też nowych studentów, którzy nie będą musieli czekać na wydanie legitymacji papierowej i będą mogli posługiwać się legitymacją w wersji elektronicznej, aby skorzystać z przysługujących im zniżek.

Czy z aplikacji mogą skorzystać również przedsiębiorcy?

Pierwszym przychodzącym na myśl zastosowaniem elektronicznego dokumentu potwierdzającego tożsamość przez przedsiębiorców, jest wykorzystanie go do weryfikacji tożsamości klientów w ramach stosowanych procesów KYC i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 13 lipca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U.2023.1124) (dalej: „Ustawa AML”). Z pewnością takie zastosowanie zadowoliłoby zarówno zobowiązane podmioty jak i ich klientów, upraszczając procedury i czyniąc je bardziej przyjaznymi.

Z uwagi na ograniczenie wynikające z Ustawy mObywatel, o którym mowa powyżej, dotyczące możliwości stwierdzenia tożsamości i obywatelstwa wyłącznie w relacjach wzajemnych fizycznej obecności stron, na chwilę obecną wykorzystanie tzw. mDowodu do weryfikacji online nie jest możliwe w świetle obowiązujących przepisów.

Środowisko prawnicze wskazuje jednak, że definicja profilu mObywatel (będącego środkiem identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 3 pkt 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014) nie zawiera ww. ograniczeń. Na gruncie art. 3 Ustawy mObywatel, możliwe jest dowolne przekazywanie innym osobom lub instytucjom danych osobowych użytkownika, a przepisy Ustawy AML dopuszczają weryfikację tożsamości klientów na podstawie „danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła, w tym o ile są dostępne, ze środków identyfikacji elektronicznej lub z odpowiednich usług zaufania określonych w rozporządzeniu 910/2014”. Z uwagi na powyższe można przyjąć, że przepisy dopuszczają tworzenie rozwiązań weryfikacji online z wykorzystaniem profilu mObywatel, obsługiwanego przy użyciu aplikacji. Niestety, w przeciwieństwie do dokumentu mObywatel, Ustawa nie określa sposobów weryfikacji autentyczności, integralności czy ważności danych profilu mObywatel, przez potencjalnych przedsiębiorców chcących wykorzystać je w ramach własnej procedury KYC, przez co wykazanie wiarygodności pochodzenia danych i spełnienie przesłanek określonych w regulacjach dotyczących AML może zostać podważone. Z uwagi na powyższe, na chwilę obecną wykorzystywani aplikacji mObywatel do weryfikacji tożsamości powinno stanowić ewentualnie dodatkową formę zabezpieczenia, niż powszechnie przyjęty i uznawany standard.

Z pewnością przedsiębiorcy z sektora technologicznego mają wiele innych sposobów na zastosowanie aplikacji w celu usprawnienia różnych procesów i usług. Ustawa mObywatel przewiduje możliwość rozszerzania aplikacji o nowe usługi, co potwierdza, że ustawodawca chciałby, aby w przyszłości aplikacja mObywatel służyła nie tylko jako elektroniczny zamiennik plastikowego dokumentu. Podmioty zainteresowane świadczeniem dodatkowych usług mogą wnioskować do Ministra właściwego do spraw informatyzacji o taką możliwość. Należy traktować to jako pozytywny znak i szansę na powstanie w przyszłości kolejnych rozwiązań, które ułatwią nam załatwianie bieżących spraw prywatnych czy też związanych z prowadzonymi działalnościami.

Jeśli macie pomysł na innowacyjne sposoby zastosowania aplikacji mObywatel w przyszłości, lub pytania dotyczące zagadnień omawianych w artykule, zachęcamy do kontaktu.

W dniu dzisiejszym, w sprawie dotyczącej ulgi IP Box, prowadzonej przez Legalship dla jednego z naszych Klientów, odbyło się posiedzenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, na którym NSA oddalił skargę kasacyjną złożoną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej od korzystnego dla naszego Klienta wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Sprawa dotyczyła tego, czy podatnik korzystający z ulgi IP Box ma obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji IP Box na bieżąco. Od początku staliśmy na stanowisku, że obowiązek prowadzenia ewidencji na bieżąco nie wynika z przepisów prawa. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgadzał się z tym stanowiskiem, kwestionując jednocześnie możliwość skorzystania przez naszego Klienta z ulgi za lata, w których ewidencja nie była prowadzona w taki sposób.

Po tym, jak nasza interpretacja ustawy o PIT została potwierdzona przez WSA, rację przyznał nam też sam NSA, dzięki czemu nasz Klient będzie mógł ostatecznie skorzystać z ulgi IP Box za sporny okres.