Ochrona sygnalistów wchodzi w życie 25 września na mocy ustawy implementującej unijną Dyrektywę 2019/1937. W kontekście nadchodzących zmian, warto dokładnie zapoznać się z najważniejszymi wymogami wynikającymi z ustawy oraz zweryfikować, czy nasza firma jest odpowiednio przygotowana do ich wdrożenia.
Czego dotyczy ustawa o sygnalistach?
Przede wszystkim nowe przepisy nakładają na przedsiębiorców oraz instytucje publiczne szereg obowiązków, których celem jest zapewnienie skutecznej ochrony osób zgłaszających wszelkie nieprawidłowości oraz naruszenia prawa. Zgłaszane naruszenia mogą obejmować różnorodne dziedziny, które zostały wprost wymienione w ustawie. Wśród nich znajdują się kwestie takie jak korupcja, nieprawidłowości w zamówieniach publicznych, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, czy także ochrona prywatności i danych osobowych. Ustawa daje również możliwość rozszerzenia katalogu zgłaszanych naruszeń w ramach wewnętrznych procedur obowiązujących w danej organizacji. Przedsiębiorstwa mogą więc dostosować te procedury do specyficznych standardów i zasad, które obowiązują w ich strukturach, co pozwala na bardziej kompleksowe zarządzanie ryzykiem oraz ochronę integralności wewnętrznych procesów.
Kim jest sygnalista?
Według ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Pomimo takiej definicji, zakres podmiotowy potencjalnych sygnalistów zdecydowanie nie ogranicza się tylko do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Poza nimi ustawa wymienia również wiele innych podmiotów mogących mieć związek z organizacją, m.in.: osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia lub B2B, wspólników i akcjonariuszy, członków organów osoby prawnej, czy nawet stażystów, praktykantów oraz wolontariuszy.
Kogo obejmą nowe obowiązki?
Podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników muszą wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń naruszeń prawa oraz prowadzić rejestr zgłoszeń. Powyższa liczba dotyczy stanu na dzień 1 stycznia oraz 1 lipca i tak jak w przypadku omówionej wcześniej definicji sygnalisty, nie obejmuje tylko pracujących na podstawie umowy o pracę, ale też tych na zleceniu lub B2B. Ponadto, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur dotyczy także określonych podmiotów, które mają szczególne obowiązki wynikające z innych regulacji prawnych. Wśród nich są instytucje finansowe, biura rachunkowe oraz inne organizacje zobowiązane do przestrzegania ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zawierać przede wszystkim:
– sposób przekazywania zgłoszeń;
– wskazanie jednostek organizacyjnych lub osób uprawnionych do wykonywania czynności związanych ze zgłoszeniem, w tym przyjmowania oraz weryfikowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych, kontaktowania się z sygnalistą;
– warunki postępowania z anonimowymi zgłoszeniami;
– obowiązek podjęcia działań następczych dotyczących zgłoszonej nieprawidłowości;
– terminy na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz na rozpatrzenie zgłoszenia;
– informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych (do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych instytucji publicznych).
Niezależnie od tego, czy dany podmiot jest zobowiązany do wdrażania wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa, nadal ma on obowiązek przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań mających na celu ochronę sygnalistów. Przepisy jasno określają, że organizacja nie może podejmować wobec sygnalistów żadnych działań odwetowych, czyli działań, które mogłyby skutkować negatywnymi konsekwencjami dla osoby zgłaszającej. Do takich działań zalicza się m.in. wypowiedzenie umowy, obniżenie wynagrodzenia, dyskryminację, nałożenie kary dyscyplinarnej czy naruszenie dóbr osobistych sygnalisty. Ochrona sygnalistów obejmuje także ich dane osobowe, które muszą być szczególnie chronione przed ujawnieniem oraz odpowiednio przetwarzane i przechowywane.
Naruszenie powyższych przepisów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi – ustawa przewiduje surowe sankcje za jej nieprzestrzeganie – od grzywny po karę pozbawienia wolności do nawet 3 lat.
Podsumowując, przepisy dotyczące ochrony sygnalistów, które wejdą w życie 25 września, mają szerokie zastosowanie i dotyczą w zasadzie wszystkich, niezależnie od formy zatrudniania pracowników, a nawet od tego, czy w ogóle kogokolwiek zatrudniamy. Warto zatem poświęcić uwagę temu tematowi i sprawdzić w jakim stopniu nakłada na nas nowe obowiązki.
Jeśli masz pytania związane z tym tematem lub potrzebujesz pomocy w zakresie wdrażania przepisów i procedur dotyczących sygnalistów, zapraszamy do kontaktu z Legalship – jesteśmy przekonani, że będziemy w stanie doradzić we wszystkich interesujących Cię aspektach dotyczących tego tematu.
