W dobie mediów społecznościowych i wszechobecnych ekranów, nieustannie dostarczających nam nowych bodźców, „obrazy” stanowią główny środek przekazu treści. Materiały graficzne i filmy zamieszczane na profilach firm w serwisach społecznościowych są kluczowym elementem promocji wielu przedsiębiorców. W celu zbudowania „przyjaznego wizerunku” firmy lub przybliżenia sylwetek nowych pracowników, przedsiębiorcy udostępniają zdjęcia pracowników na stronach internetowych, przesyłają w korespondencji mailowej, a także wykorzystują je w prezentacjach będących elementem komunikacji z klientem.
Jednak przy natłoku pracy i ilości materiałów promocyjnych przygotowywanych każdego dnia przez działy marketingowe, mających przyciągnąć nowych klientów czy potencjalnych pracowników, zapomina się, że wykorzystanie wizerunku pracownika wymaga jego zgody!
Kto decyduje o wykorzystaniu wizerunku?
Wizerunek, definiowany jako „podobizna danej osoby, np. na obrazie lub zdjęciu pozwalająca na jej rozpoznanie” lub „sposób w jaki dana osoba jest postrzegana i przedstawiana”, stanowi dobro osobiste w rozumieniu Kodeksu Cywilnego:
„Art. 23. Dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach.”.
Oznacza to, że każda osoba może samodzielnie decydować o wykorzystaniu swojego wizerunku. Przez zawarcie wizerunku w katalogu chronionych dóbr osobistych, ustawodawca umożliwił również dochodzenie szeregu roszczeń wszystkim osobom, których dobro zostało naruszone, należą do nich między innymi: żądanie zaniechania dalszego naruszania, żądanie usunięcia jego skutków poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści czy roszczenie o zadośćuczynienie pieniężne lub zapłatę odpowiedniej sumy na cele społeczne.
Wizerunek jest chroniony również na mocy przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych:
„Art. 81 ust. 1. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.”.
Zgodnie z cytowanym przepisem, pracodawca (niezależnie od podstawy prawnej łączącego go z pracownikiem stosunku) przed wykorzystaniem wizerunku pracownika zobowiązany jest uzyskać jego zgodę.
Warto zadbać o to, aby zgoda była sporządzona na piśmie i określała m.in. komu udzielana jest zgoda, cel i zakres wykorzystania wizerunku, czas na jaki zostaje udzielona oraz sposób wykorzystania wizerunku.
Wyjątki od ww. zasady wskazuje ust. 2 cytowanego przepisu:
„Art. 81 ust. 2 Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.”.
Czasami możliwe będzie powołanie się na wyjątek wskazany w pkt. 2 ww. przepisu tj. sytuacji, w której dana osoba stanowi jedynie szczegół całości, a jej obecność ma charakter akcydentalny tzn., że usunięcie wizerunku danej osoby nie wpłynęłoby na charakter i odbiór zdjęcia. Ocena czy dany przypadek może podlegać pod opisany wyjątek jest bardzo trudna, dlatego pracodawcom chcącym rozpowszechnić wizerunek swoich pracowników, w większości przypadków rekomendujemy pozyskanie stosownej zgody.
Należy pamiętać, że zgoda na wykorzystanie wizerunku może zostać cofnięta (np. przez pracownika kończącego współpracę z firmą).
Obowiązki dla pracodawców wynikające z RODO
Wizerunek to przedstawienie danej osoby umożliwiające jej identyfikację, dlatego z uwagi na brzmienie definicji „danych osobowych” zawartej w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. popularnie zwanym RODO (dalej: „RODO”), zgodnie z którą za dane osobowe uznaje się wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, wizerunek jest daną osobową podlegającą ochronie na podstawie przepisów RODO.
W związku z powyższym, w kontekście udostępniania wizerunku pracowników warto pamiętać także o obowiązkach wynikających z RODO.
Jeśli jesteś opisanym we wstępie „zabieganym przedsiębiorcą” wykorzystującym wizerunek swoich pracowników lub zamierzasz w przyszłości podjąć takie działania – zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią prawną. Pomożemy w przygotowaniu zgód i doradzimy jak wypełnić wszystkie obowiązki wynikające z przepisów, tak aby nie ucierpiał na tym żaden interes pracownika, ani wizerunek firmy 😊
