W świecie IT bardzo popularną formą zawierania umów, zarówno z kontrahentami, jak również ze współpracownikami B2B, jest zawieranie umów w formie elektronicznej, w tym z wykorzystaniem dedykowanych platform internetowych. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne, które zdecydowanie przyspiesza proces zawarcia umowy, ułatwia utrzymanie porządku w dokumentacji firmy, pozwala na ograniczenie kosztów i do tego sprzyja dbaniu o środowisko. W niektórych przypadkach, w szczególności gdy odległość dzieląca strony umowy jest bardzo duża, inna forma niż elektroniczna wręcz nie wchodzi w grę.
Często zawarcie umowy w formie elektronicznej świetnie się sprawdzi bez konieczności dodatkowej weryfikacji rodzaju złożonego podpisu elektronicznego. Należy jednak pamiętać, że w świetle polskiego prawa niektóre rodzaje umów dla swojej ważności wymagają zachowania formy pisemnej. Jednym z przykładów takiej umowy, która ma szczególne znaczenie dla spółek IT, jest umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych. Aby Twoja spółka skutecznie nabyła lub rozporządziła prawami autorskimi do stworzonego oprogramowania, powinno zadbać się o to, żeby umowa obejmująca prawa autorskie została zawarta w formie pisemnej.
Aktualnie istnieją dwa sposoby gwarantujące zachowanie formy pisemnej. Pierwszym z nich jest oczywiście umieszczenie pod wydrukowaną umową własnoręcznych podpisów. Drugim jest złożenie oświadczeń woli w formie elektronicznej i opatrzenie tych oświadczeń kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w świetle art. 781 Kodeksu cywilnego jest bowiem równoznaczne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Należy pamiętać, że nie każdy podpis elektroniczny będzie podpisem kwalifikowanym. Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73; „Rozporządzenie eIDAS”), kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Kwalifikowany podpis elektroniczny może być w Polsce wydawany wyłącznie przez certyfikowanych dostawców. Ich listę da się bez większego problemu znaleźć w Internecie, w tym m.in. na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.
Przed zawarciem umowy w formie elektronicznej, która dla swojej ważności wymaga zachowania formy pisemnej, warto upewnić się, że strony umowy korzystają z podpisu kwalifikowanego lub że złożenie takiego podpisu umożliwia wybrana platforma do podpisywania umów. Z całą pewnością pozwoli to uniknąć wielu nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości.
Warto dodać, w odniesieniu do kontrahentów lub współpracowników z UE, że Rozporządzenie eIDAS wprowadza zasadę uznawania kwalifikowanych podpisów elektronicznych opartych na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim przez pozostałe państwa członkowskie. Listę zaufanych dostawców uprawnionych do wydawania podpisów kwalifikowanych w poszczególnych krajach UE można znaleźć na stronie Komisji Europejskiej (https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home).
W przypadku kontrahentów lub współpracowników spoza UE każdy przypadek należy weryfikować oddzielnie, ponieważ zależy to od zawartych umów międzynarodowych.
Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości co do właściwej formy zawieranych przez Ciebie umów, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.
